TITOLO IV
Organizzazione del servizio di biblioteca

Art. 14
Organizzazione

1. L'organizzazione interna prevede:

- acquisizione ed inventariazione del patrimonio bibliografico, audiovisivo e di ogni altro materiale;
- catalogazione, allestimento e aggiornamento dei cataloghi;
- preparazione del materiale e collocazione;
- revisione, conservazione e scarto del patrimonio documentale;
- la fruizione e l'uso pubblico.

Art. 15
PROCEDURE PER L'INCREMENTO

1. Le raccolte possono accrescersi per acquisto, per dono, per scambio, per diritto di stampa, per deposito. La scelta dei materiali librari e documentari da acquistare per l'aggiornamento delle raccolte è affidata al bibliotecario, il quale vi provvede con regolarità, valutando l'offerta del mercato editoriale, il posseduto della biblioteca, le esigenze di coordinamento in sede di sistema bibliotecario locale e provinciale, la domanda degli utenti sia espressa che deducibile dall'analisi dei prestiti, nel rispetto delle finalità della biblioteca e dei criteri formulati dal Consiglio di biblioteca nell'ambito dei programmi annuali approvati dall'Amministrazione comunale.

2. I documenti che costituiscono le raccolte della biblioteca vengono inventariati nell'apposito registro cronologico di entrata o in equivalente supporto magnetico avuto riguardo a quanto previsto dall'art. 27 della L.R. n. 1 di data 4 gennaio 1993.

3. Le operazioni relative al trattamento fisico ed intellettuale dei documenti sono svolte secondo quanto previsto dalla tecnica biblioteconomica. Spetta al bibliotecario e ai suoi collaboratori, in particolare:

- ricevere e trattare il materiale accettato in dono e curare i rapporti con i donatori;

- raccogliere e ordinare con controlli ai cataloghi le proposte di acquisto dei lettori;

- effettuare le ordinazioni e curare i conseguenti rapporti con i fornitori;

- ricevere i materiali acquisiti, curare le registrazioni sul registro cronologico di entrata o supporto magnetico equivalente e custodire lo stesso;

- curare la raccolta delle opere in continuazione e la loro registrazione;

- accertare l'integrità e la buona qualità di tutto il materiale pervenuto.

Art. 16
DONAZIONI E LASCITI

1. All'accettazione di singole opere o di modeste quantità di opere di carattere moderno provvede il bibliotecario con il diritto anche di rifiuto motivato in ordine alla natura della biblioteca ed ai criteri stabiliti dal Consiglio di biblioteca circa le acquisizioni.

2. Per l'accettazione di donazioni e lasciti a favore della biblioteca che abbiano carattere di raccolta organica o vincolino l'Amministrazione è necessario un provvedimento della medesima Amministrazione, previa acquisizione del parere del Consiglio di biblioteca circa la congruità con i fini istituzionali della biblioteca.

3. Qualora si tratti di materiale librario antico o di materiale librario che, edito anteriormente a quaranta anni, costituisca nucleo significativo dal punto di vista storico-culturale o storico-artistico, l'Amministrazione informa preventivamente il Servizio provinciale competente in materia di beni librari, fornendo allo stesso gli elementi di conoscenza indispensabili.

Art. 17
INVENTARI E REGISTRI

1. I libri e gli altri materiali, opuscoli, periodici, carte stampe, dischi ed altri oggetti, acquisiti o donati, per far parte delle raccolte della biblioteca sono assunti in carico nell'apposito registro cronologico d'entrata o equivalente supporto informatico.

2. Ad ogni unità fisica è assegnato un distinto numero di registro cronologico di entrata. Nel registro cronologico di entrata devono risultare accanto al numero progressivo di ingresso:

- la descrizione dell'oggetto con i dati necessari per la sua identificazione;

- la data di accessione di ogni unità fisica;

- le modalità di accessione (acquisto, dono, scambio), specificando il nome del fornitore o del donatore;

- il prezzo di copertina o di catalogo o il valore attribuito;

- eventuali notizie circa la vita del libro (sostituzioni, ricollocazioni, ...) nello spazio delle note.

3. Il numero assegnato nel registro cronologico di entrata viene impresso sul corrispondente libro, disco od oggetto, entrato nelle raccolte della biblioteca. In particolare:

- per le monografie, il numero di ingresso viene impresso, sull'ultima pagina del testo prima dell'indice generale;

- per i periodici soggetti a conservazione, viene assegnato un unico numero per l'intera annata, e viene impresso sulla prima pagina del primo numero dell'annata medesima;

- per i dischi, il numero di ingresso viene impresso sull'etichetta;

- per i microfilm ed i nastri magnetici, il numero di ingresso viene impresso sul cartiglio che ne indica il contenuto;

- per le diapositive, il numero di ingresso viene impresso sulla cornice.

4. I materiali devono essere contrassegnati, in quanto sia possibile senza danno, con il bollo della biblioteca. In particolare, tutti gli stampati comunque pervenuti sono contrassegnati con un bollo recante il nome della biblioteca, sul verso del frontespizio, nell'ultima pagina del testo accanto al numero di ingresso, e in un'altra pagina scelta in via convenzionale dalla biblioteca; nelle edizioni di pregio sono inoltre bollate tutte le tavole fuori testo.

5. Il personale tecnico della biblioteca provvede alla formazione ed aggiornamento dei seguenti registri ed inventari o dei relativi supporti informatici:

- registro cronologico di entrata;

- registro dei periodici

- registro degli iscritti al servizio di prestito;

- registro delle opere date in prestito;

- registro delle pubblicazioni desiderate dai lettori;

- registro dei verbali delle sedute del Consiglio di biblioteca.

6 Copia dell'inventario dell'archivio storico comunale e dei suoi aggiornamenti è conservato in biblioteca.

Art. 18
CATALOGAZIONE E CLASSIFICAZIONE: CATALOGHI

1. Tutto il materiale documentario costituito in raccolte, in particolare quello librario, deve essere descritto attraverso l'applicazione delle regole di catalogazione predisposte per gli specifici beni dai competenti organi del Ministero per i beni culturali e ambientali con le eventuali integrazioni e/o modificazioni adottate dalla Giunta provinciale per le biblioteche che aderiscono al sistema bibliotecario trentino, rese note attraverso apposite circolari.

2. Le operazioni di catalogazione e classificazione sono dirette alla formazione e all'aggiornamento dei cataloghi mediante la compilazione della scheda bibliografica principale con tracciato e numero di classificazione.

3. La biblioteca dispone dei seguenti cataloghi:

- catalogo generale alfabetico per autori;

- catalogo per soggetti;

- catalogo topografico;

- cataloghi per autori, per titoli e per soggetti della sezione bambini e ragazzi.

4. La sostituzione dei cataloghi a supporto cartaceo a scheda con i cataloghi a supporto informatico potrà avvenire alle seguenti condizioni:

- il catalogo a supporto informatico fornisce, ai fini della ricerca, almeno tutte le informazioni dei cataloghi a supporto cartaceo;

- esiste una copia di sicurezza dei cataloghi a supporto informatico anche in sede locale;

- viene prodotto un catalogo a stampa annuale delle nuove accessioni.

Fino a quando non è assicurata la seconda condizione la biblioteca conserva almeno il catalogo topografico.

Le schede dei cataloghi cartacei sono del formato internazionale.

5. Dalla data di inizio della partecipazione attiva al Catalogo bibliografico trentino la biblioteca si impegna agli obblighi definiti nella convenzione che ne regola i rapporti.

Art. 19
PROCEDURE DELLA COLLOCAZIONE

1. La collocazione dei libri e degli altri materiali costituenti le raccolte della biblioteca di base risponde al principio dello "scaffale aperto", per consentire agli utenti l'accesso diretto ai materiali. Pertanto detti materiali sono collocati di regola a scaffale aperto in sezioni generali o speciali (ad. es.: ragazzi, fondo trentino, consultazione) nelle quali l'ordinamento riflette la classificazione.

2. Per esigenze di salvaguardia, materiali di particolare tipologia (es. carte geografiche, dischi, nastri magnetici ...) potranno essere collocati in riserva o in magazzino e fruiti su richiesta.

3. In relazione all'evidenziarsi di nuovi centri di interessi nell'ambiente socio-culturale della biblioteca o in presenza di accadimenti culturali ritenuti significativi, la biblioteca potrà sperimentare forme di collocazione innovative anche diverse da quelle previste dai commi precedenti.

4. L'indicazione della collocazione costituisce la segnatura e viene registrata sui documenti, nei registri e inventari ad essi relativi, nelle schede bibliografiche dei cataloghi.

5. E' previsto l'impiego sistematico di idonea segnaletica al fine di agevolare l'individuazione delle sezioni e il reperimento delle opere.

Art. 20
PROCEDURE DELLA CONSERVAZIONE

1. La biblioteca di base conserva a tempo indeterminato i materiali della sezione di documentazione locale, mentre limita la conservazione degli altri fondi al periodo in cui i materiali rispondono ai criteri di qualità ed attualità propri della pubblica lettura; oltre tale periodo, fa affidamento sulle biblioteche di rilevanza provinciale del Sistema bibliotecario trentino.

2. Almeno ogni cinque anni procede ad una revisione con lo scopo di rimuovere e scaricare dall'inventario le pubblicazioni obsolete per contenuti informativi o per organizzazione dell'informazione, non più rispondenti alle finalità della pubblica lettura. Lo scarto e la partecipazione ad un programma di conservazione differenziata fra le biblioteche saranno effettuati secondo le disposizioni impartite del Servizio provinciale competente in materia di attività culturali.

3. In sede di revisione annuale vengono rilevate le pubblicazioni smarrite o sottratte o il cui degrado fisico non giustifichi, in relazione al valore commerciale dell'opera ed al suo potere informativo, interventi di rilegatura o restauro: dette pubblicazioni sono scaricate, su proposta del responsabile di biblioteca, con atto della Giunta comunale dal registro di inventario e le relative informazioni bibliografiche sono rimosse dai cataloghi.

4. Al fine di una buona conservazione sono adottate le misure di prevenzione previste dalla tecnica biblioteconomica per i diversi tipi di materiali. In particolare:

a) vengono eseguite revisioni periodiche in tutte le sezioni, e relativamente alle sezioni a scaffale aperto, una volta all'anno, sia per rettificare eventuali errori di collocazione, sia per rilevare eventuali sottrazioni;

b) sono predisposte le operazioni periodiche di pulizia e di spolveratura con spostamento di fondi;

c) sono adottati provvedimenti di piccola manutenzione;

d) viene preparato il materiale da affidare ai legatori e gli elenchi relativi;

e) vengono di regola scelte edizioni rilegate per opere destinate a durare nel tempo; qualora tali edizioni non siano disponibili sul mercato la biblioteca provvede in proprio a rilegare la corrispondente edizione economica.

f) Il materiale sarà sottoposto a revisione e a riscontro con gli appositi cataloghi topografici almeno una volta ogni cinque anni.